寫英文會議記錄抓不到重點？靠萬用句型與範本，寫出專業感爆棚的記錄

 

列出出席者，並標註角色職責，方便會後追蹤。可參考下方示例：

Name	Role	Department
John	Project Manager	Product
Mary	Marketing Lead	Marketing
David	Sales Director	Sales

小提醒：若你的會議跨國跨時區，Deadline 建議直接寫「YYYY-MM-DD + 時區」或至少寫明是「EOD（end of day）哪個時區」，避免誤解。

 

決策與行動的英文句型庫

• It was decided that …

• We agreed to …

• Action: [Action Item] will be done by [Owner] by [Deadline].

• The team will [Action Item] by [Deadline].

• [Owner] will be responsible for [Action Item], to be completed by [Deadline].

 

​即時確認與結束議題的提問句

• To confirm, the decision is … correct?

• Can we park this and move to …?

• What’s the next step, and who owns it?

 

​會後 10 分鐘完成精簡版會議記錄

會議結束後，建議在 10 分鐘內先做「精簡版」整理：把決策與 action items 先定稿，再補上摘要與背景。

 

同時檢查以下 5 大重點，以確保品質：

✅ 時態統一：確保全篇會議記錄時態一致（通常用過去式描述已發生的決議）。

✅ 名稱一致：人名、專案名、部門名、產品名用詞需統一。

✅ 決策明確：每個決策都要具體可判定（避免「好像」「大概」「再看看」）。

✅ 行動項目清楚：每個 Action Item 都要有負責人（Owner）和截止日期（Deadline），必要時加上輸出物（deliverable）。

✅ 隱私與敏感資訊處理：涉及敏感資訊（商業機密、個資、合約條款等）要謹慎處理，並依組織政策決定「哪些細節能寫、哪些只能用代稱或另存受控文件」。

 

而如果你還不知道該怎麼整理會議記錄，也可參考下面的會議記錄結構：

 

Header

• ​Title：會議名稱

• Date：會議日期

• Attendees：出席者

Summary

• 會議重點摘要（約 3～5 行）

Decisions

• 會議中做出的決策（以列點方式整理）

Action Items

• 會議後需執行的事項（以三欄表方式整理）

Next meeting

• 下次會議時間及待討論事項

 

​利用工具協助會議紀錄正確用法

如果你仍覺得會議記錄很難寫，或英語能力不佳，不知道該如何用英文記錄重點，可以讓錄音、語音轉文字與 AI 幫你「加速整理」。不過，使用工具時建議注意以下 4 點：

 

錄音轉寫前需取得與會者同意