日文信件開頭的稱謂與問候語有多重要？想像一下，當收到一封用「Hey」開頭的商務郵件時，你會有什麼感覺？是不是覺得有點隨便，甚至有點不被尊重？在日本商務文化裡，稱謂和開頭問候語不僅是基本禮貌，更是展現專業和尊重的重要環節。
因此，無論是稱呼對方的「様」或「御中」，還是開頭的「いつもお世話になっております。」都是日文商務信件中不可或缺的元素。但具體該怎麼用？別擔心，本文將帶你一次搞懂，並提供可直接套用的範例，讓你寫信更順暢！
收件人的稱呼，御中・様・役職怎麼放才正確？
在撰寫商務日文信件時，首要任務就是弄懂稱謂的使用規則。對公司或部門，要用「御中」；對個人，則用「様」。如果知道對方的職稱，則格式為「公司名＋部署＋職稱＋姓名＋様」。若不知姓名，可用「ご担当者様」或直接寄「部署名＋御中」。
我自己的經驗是：只要個人姓名已知，就一律用「様」；姓名未知、但希望由「某位負責人」接手，就用「ご担当者様」；若是「這封信是給整個部門/窗口」就用「御中」。
以下我們整理成表格，讓你更容易理解：
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收件對象 |
標準格式 |
正確範例 |
常見錯誤 |
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公司 |
公司名＋御中 |
株式会社○○御中 |
株式会社○○様 |
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部門 |
公司名＋部門名＋御中 |
株式会社○○ 営業部御中 |
株式会社○○ 営業部様 |
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個人（知道姓名） |
公司名＋部門名＋姓名＋様 公司名＋職稱＋姓名＋様
公司名＋部門名＋職稱＋姓名＋様 |
株式会社○○ 営業部 山田太郎様 株式会社○○ 部長 山田太郎様
株式会社○○ 営業部 部長 山田太郎様 |
株式会社○○ 営業部 山田太郎御中（御中不能用於個人） |
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未知姓名 |
公司名＋部署名＋ご担当者様
公司名＋部署名＋御中 |
株式会社○○ 営業部 ご担当者様
株式会社○○ 営業部御中 |
株式会社○○ 営業部御中 ご担当者様（敬稱重複） |
此外，還有「貴社御社」與「弊社当社」的用法：
- 貴社/御社：都指「對方公司」。一般規則是：寫在信件文件裡用「貴社」、口頭對談用「御社」。
- 弊社/当社：都指「我方公司」。通常更客氣的寫法會用「弊社」，較中性的寫法用「当社」。
開頭問候語怎麼選？
在日文商務信件中，開頭問候語是非常重要的，因為這不僅代表著禮貌，也可以展現出你的專業態度。但開頭問候語有很多種，該選哪一種才合適？下面就讓我們來看看常見的幾種情況。
萬用開頭，長期合作往來時的開頭
「いつもお世話になっております。」是商務日文信件中最常見的開頭問候語，相當於中文的「謝謝您一直以來的照顧」或「感謝您的支持」。當你和對方已經有過多次合作，或是已經有一定程度的認識時，就可以使用這句話來開頭。
而如果想要顯得更有禮貌、更正式一些，則可以加上「大変」，變成「いつも大変お世話になっております。」用「大変」來強調更感謝對方的意思。
小提醒：如果真的是「完全第一次」且彼此過去幾乎沒有任何業務連結，用「いつも大変お世話になっております。」可能會讓人覺得有點突兀；這時我會改用「初めてご連絡差し上げます」這種更自然的開頭。
初次聯絡的開頭
當是第一次聯絡時，則可以用「突然のご連絡失礼いたします。」「初めてメールをお送りします。」或「初めてご連絡差し上げます。」等語句來開頭，表達自己突然聯絡的歉意，並且加上自我介紹。
久未聯繫的開頭
若是已經有一段時間沒有聯繫，則可以用「ご無沙汰しております。」來開頭，並可加上其他語句，如：「前回のご相談から半年以上経過してしまい、失礼いたしました。」「前回のご相談から長らく経過してしまい、失礼いたしました。」等來表示歉意，也可接著提及過往的合作。
自我介紹黃金三句
商務信件的開頭除了稱謂與問候語，較常見的還會有自我介紹與引入主旨的部分。而其順序大致可分為以下3步驟：
1) 自我介紹：身分＋公司＋負責內容
「私は○○株式会社の○○と申します。」或「○○株式会社の営業部の○○でございます。」可用來表達「我是○○公司的○○」或「我是○○公司業務部的○○」。其中「貴社」就是稱呼對方公司，「弊社」則是指自己的公司。
例如若想要表達「我是○○公司的○○，負責貴公司的採購」，就可寫成：
-
私は○○株式会社の○○と申します。貴社の調達を担当しております。
2) 自然引出目的
自我介紹完畢後，下一步就是引入主旨。這時就可用「本件につきましてご連絡差し上げました。」或「○○の件でご連絡申し上げます。」等句型來銜接。
- 本件につきましてご連絡差し上げました。（此事特此與您聯絡。）
- ○○の件でご連絡申し上げます。（就○○一事聯絡您。）
3)加一句「先說結論」讓對方更好掃信
如果你的信件偏長、或對方很忙，我常會在目的句後面加一句「先講結論」的提示，讓對方更快抓到重點，例如：
- 結論から申し上げますと、○○につきましてご確認をお願いいたします。
這句不是必須，但在日本商務郵件裡我覺得很實用：禮貌仍在、效率也有。
直接套用：對日本客戶的開頭範例（含稱謂＋問候＋自我介紹）
A. 已合作往來
株式会社○○ 営業部
山田太郎様
いつもお世話になっております。
○○株式会社の営業部の小林でございます。
○○の件でご連絡申し上げます。
B. 初次聯絡
株式会社○○ 営業部御中
突然のご連絡失礼いたします。
私は［品牌名稱］の小林と申します。
今後の取引に関してお伺いしたいことがあり、ご連絡差し上げました。
C. 久未聯繫再洽談
株式会社○○ 営業部
山田太郎様
ご無沙汰しております。
○○株式会社の営業部の小林でございます。
前回のご相談から長らく経過してしまい、失礼いたしました。
常見NG與細節提醒
在撰寫商務日文信件時，除了注意稱謂和開頭問候語的使用外，還有一些細節需要留意。以下我們整理出幾個常見的NG行為，讓你在寫信時可以避免犯錯！
Ｘ 把御中様混用
「御中」是用來稱呼公司或部門的，而「様」則是用來稱呼個人的。因此在寫信時，務必要注意不要把兩者混用。
Ｘ 外部信使用社內口吻或時間問候
在撰寫對外商務信件時，開頭建議優先使用「いつもお世話になっております。」等句型；「おはようございます/こんにちは/こんばんは」等時間問候語，多半偏向口語或公司內部使用。
把「時間問候」當成加分題：確定對方會在早上讀到（例如你們約好早上回覆）才用「おはようございます」，不然用定型招呼最安全。
Ｘ 把貴社弊社用反
-
「貴社」是指對方公司，「弊社」則是指自己的公司。因此在寫信時，務必要注意不要把兩者用反了。
同一封信裡，建議「貴社」與「御社」擇一使用並統一（一般郵件文件用「貴社」最穩妥）。
Ｘ 職稱放置錯誤
在日本的商務文化中，對於職稱的使用是非常講究的。一般來說，對外的商務信件中更常見、也更保險的寫法是「山田太郎様」或「部長 山田太郎様」等格式。
另外也提醒一點：
-
不要寫「貴社様」（敬語重複），同理也不建議「御社様」。
商務日文信開頭常見問答
Q：不知道對方姓名怎麼稱呼比較安全？
當不知道對方的姓名時，可以用「ご担当者様」或「部署名＋御中」來稱呼對方。
Q：可以用「さん」嗎？
在商務信件中，建議以「様」來稱呼對方，「さん」比較口語，且不夠正式，故不建議使用。
Q：同時寄給多位收件人或整個部門時怎麼寫？
當要同時寄給多位收件人時，可以在開頭分別列出每個人的姓名，如：
山田太郎様
佐藤花子様
鈴木一郎様
如果是要寄給整個部門，則可用「部署名＋御中」來稱呼，如「営業部御中」。
Q：開頭能用「おはようございますこんばんは」嗎？
在對外商務信件中，較建議使用「いつもお世話になっております。」等句型來開頭。而「おはようございます」「こんばんは」等時間問候語，則多用於公司內部或口語情境。
透過上述說明，相信你已經對商務日文信件的開頭撰寫有了更清楚的認識，但若想要有更好的交流，光靠信件往來是不夠的，此時就需要到日本當地出差，才能與客戶有更深入的互動。而此時，若你還少了一個專業的口譯人員幫忙，即可聯絡名揚翻譯，讓我們提供你合適的口譯服務，幫助你與客戶之間的溝通更加順暢！
