出生證明、戶籍謄本可以自己翻譯嗎？尤其國外使用的證明文件更要注意！

在準備留學申請、移民或跨國婚姻時，需要準備的資料很多，不外乎會有出生證明、戶籍謄本、良名證、結婚證書等等，這些證明都是不可或缺的重要文件。那麼這些文件可以自己翻譯嗎？或是可以找英文程度不錯的朋友翻譯嗎？

這篇就來為您解析，看似簡單的文件，找專業翻譯公司及自己翻譯背後隱藏的細節風險有哪些？

一般證明文件有哪些？

項目	用途
身分證、戶籍謄本、護照、兵役證明	申請留學、簽證、移民、工作時會需要翻譯版本
出生證明、死亡證明、結婚證書	跨國婚姻、申請配偶簽證、海外遺產繼承、新生兒申請海外護照等等，政府機關會需要翻譯版本。
成績單、畢業證書	留學學校申請、國外求職會需要翻譯版本
水費單、電費單、電話費帳單	通常在國外開銀行帳戶時會用到，因為需要提供住在該地址「三個月內證明」，客戶最常提供水費單或電費單，來證明該地址是正在居住的地址。
銀行存款證明	申請國外遊學、旅遊簽證、工作簽證時，需要提供雙語存款證明，讓國外審核。
駕照	國外長期居留、留學或移民時，若需在當地換發當地駕照，或是申辦長期駕照，通常需要提供駕照的翻譯認證書。

除了內容翻譯，「格式」與「專有名詞」也很重要

對於官方的正式文件，不只是將內容原文翻譯好即可，其中也需要注意「格式的一致性」與「專有名詞精準度」，如果翻譯不夠精準的話，對於外國政府來說就是不符合規定的文件，可能會面臨退件的風險。

▶ 原稿及易稿排版須完全對照

國外的審核官員通常不懂中文，所以需要依照翻譯稿與原稿的排版對照來確認資訊。所以自己翻譯的文件表格若無法直接對照，會造成審核人員的確認困難，就會增加退件的機率。

▶ 專有名詞

官方文件中的專有名詞若翻錯，嚴重可能會導致法律效力失效。例如：

文件	用詞	英文翻譯
出生證明	胎次	是 Birth Order還是 Parity？文字的使用在醫學及專業文件上有細微的差別。
	非婚生子女	法律用語為 Child born out of wedlock，若直譯的話會顯得不夠正式且到位。
	助產士、接生者	在國外申辦身分時，對 Midwife與 Attending Physician的職權認定不同，所以需要特別注意。
良民證	緩刑	法律用語為 Probation或 Suspended Sentence。
	易科罰金	台灣特有的制度，如何翻譯成讓國外審核官理解的 Commutation of sentence to a fine，需要高度專業。
結婚證明、離婚協議書	監護權、探視權	很多人會直譯為Guardianship，但在國外，較常區分為 Custody（監護/撫養權）與$Visitation\ Rights（探視權）。
	協議離	專業用語為 Divorce by Mutual Consent，而不是 Agreement Divorce。

公證與外交部的驗證標準

即便您翻譯得完美無缺，台灣的官方文件要送往國外使用，還是需要經過公證。

公證審核標準

自己翻譯的文件帶到公證處公證時，公證人必須在譯稿上簽名蓋章，並證明「譯文與原文內容相符」。如果公證人認為您的翻譯有誤、專有名詞不夠準確或格式不符合規定，他們可以拒絕辦理公證。

為什麼選擇專業翻譯公司能幫您「省錢」？

雖然自行翻譯可以省下翻譯費，但是實際上，有許多你沒注意到是專業翻譯公司才能提供的。

• ★ 專業翻譯：翻譯公司常常翻譯相關證明文件，對於地址、法律、醫學相關用詞都有相對應的精準翻譯，也了解專業化的排版格式，因此可以大幅減少被退件的機會。

• ★ 翻譯公司證明：翻譯完成後，翻譯公司會在譯文上蓋上印章及翻譯人員簽名，來證明翻譯與原文相符，有這樣的印章才能讓公證人及審核單位確定，翻譯是正確無誤的。

• ★ 一條龍服務：翻譯公司都會有長期配合的公證人，可以一併協助確認文件是否符合標準，就可以省去自己來回確認的時間與需花費的精力。

​如何選擇讓人放心的翻譯公司？

1. ★ 是否具備公證代辦經驗： 有長期固定合作的公證處，才知道規定的標準有哪些，可以立即協助辦理。

2. ★ 是否有相關翻譯經驗： 有翻譯相關文件的翻譯公司，對於用詞及格式較有經驗，文件也更符合條件。

3. ★ 文件保密機制：專業公司應具備完善的文件保密機制，不隨意外流。

4. ★ 售後修改機制： 萬一國外機關有疑慮，公司是否提供免費的二次校對與說明函。

證明文件服務流程

STEP1. 客戶提供翻譯需求

由客戶提供欲翻譯文件，並說明翻譯語言、用途與時程需求。例如需要使用的單位，文件需要翻譯公司蓋章簽名嗎？需要做到公證人公證嗎？

STEP2. 需求確認與評估

名揚團隊會進一步評估專業領域與作業時間。

STEP3. 指派專業領域譯者

雙方確認內容與細節後，名揚會依文件類型安排適合的譯者，皆由熟悉該文件的專業人員處理，而非隨機分派。

STEP4. 專業翻譯與初步校對

譯者完成翻譯後，會先進行自我檢查，確認術語使用、數字內容與語句通順度。這一階段著重在內容完整與語意清楚。

STEP5. 審稿團隊二次審閱

名揚審稿團隊會進行第二次校對，針對術語一致性、數字正確性與版面格式進行確認。若發現可優化之處，會進行修正與整理，讓文件更完整。

STEP6. 提供譯稿與後續確認

完成所有校對後，將譯稿提供給客戶確認。客戶主要是針對人名、身分證字號、出生年月日作核對，這一步也要讓客戶先看過自己的文件翻譯後的樣子，若有任何疑問都可以在這時提出討論。

STEP7. 裝訂成證明文件與公證

待確認內容沒問題後，我們會進行蓋章及譯者簽名，裝訂成翻譯公司認證的版本，若客戶有後續公證需求，也會一併處理。

透過清楚分工與多層檢查，名揚證明文件翻譯服務流程不僅著重文字正確，也兼顧所有細節，讓每一份文件都能安心對外使用。
 

證明文件翻譯的常見Q&A

Q1：我可以翻譯好之後，只請翻譯公司蓋章嗎？

翻譯公司通常不接受「只蓋章、不翻譯」的要求。若客戶堅持，我們會重新審閱，若需要修改的範圍太多，會建議客戶重新翻譯，以確保文件的正確性。但還是建議翻譯及蓋章統一由我們負責，文件較為完整。

Q2：所有的翻譯文件都需要公證嗎？

不一定。有些國家只要提供專業翻譯公司的譯本；但因為每個人的狀況及申請條件不同，所以還是需要自行確認文件需要做到哪個程度，建議客戶在委託翻譯前先向要政機關確認。

Q3：翻譯加代辦公證需要多久完成？

一般證明文件翻譯需要1～2天，代辦公證也需要1～2天，加總最多4個工作天。

Q4：自己翻譯的文件被退件後，可以做那些補救措施？

補救措施是委託專業翻譯公司重新出譯本，並附上翻譯證明及譯者簽名。為了避免延誤到申請進度，建議要馬上找翻譯公司協助處理。

Q5：為什麼申請文件的翻譯要給翻譯公司翻譯？

申請及辦理各種文件需要許多心力及時間，建議直接交給專業翻譯公司，不只可以省去被退件、錯過申請截止日期的風險，還可以減少自己處理需花費的精力。

 

您正在準備出國文件嗎？ 我們提供多國語系的出生證明與戶籍謄本翻譯，並包含排版與代辦公證，最穩妥的做法，還是直接委託具備公證代辦經驗的翻譯團隊，名揚翻譯具備豐富的證件翻譯及代辦公證的經驗，歡迎諮詢我們詳細了解。